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非典期间阿里虚拟办公室技能分享

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tin 发表于 2020-2-2 10:43:20
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非典期间,阿里巴巴的办公场所被隔离了12天——5月7日至19日,几乎所有员工都开始在家办公。

戴着大口罩的马云,向大家宣布了这个消息。同时,全体员工在家办公的通知也已发出,大家戴上了口罩,抓紧时间打点家里办公所需的一切。在短短两个小时内,工程部的技术人员就为员工家里的电脑设置好了工作所需的必备装置。
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现在,全国人民都在抗击新型肺炎,不少公司都延迟开工,让大家晚一点返工,晚一点再进办公室。晚一点上班并不意味着不开始工作,而是在家办公。

在家,是帮助疫情平复,办公,是帮助经济复苏。非常时期,这两件事都特别重要。

既然用虚拟办公室在家办公了,我们就来看看阿里巴巴是怎么高效完成远程合作的。

第一,定期沟通。

远程办公时沟通显得尤其重要,所以要有早会制度和晚报告制度!

这两个制度是远程工作有效率的基本保障。在公司上班的时候,谁准时上班,谁准时下班,就算你不打卡,大家其实也能看得到。可是在家办公,你很难知道一个员工是不是准时上班的。

而准时上班这件事为什么重要呢?那是因为大家都在同一个时间段上班,才有彼此协同的基础。即便是远程工作,只不过是工作地点换了,工作时间段其实没有换。这意思是说,你家里,依然是早上9点到下午6点上班的状态,这时间段不能换,因为大家需要协同。

怎么才能保证大家都9点上班呢?所以第一点,建立早会制度。早上9点,每个部门都在微信群里开个语音会议,沟通一下今天我们要做的事情是什么,每个人分别要做什么,每个人都在会议里简单地讲一分钟,说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事……简单地讲一讲就好,最重要的是大家互相提个醒,我们开工了。

到了晚上,每个人通过钉钉,把自己的报告发出来,讲一下我今天做的事,每件事我做到什么程度了,今天的工作,我有一个怎样的结果交付给大家。所以早会晚报告,这两个制度是进行远程办公时一个很重要的基本管理手法。

第二,把目标拆解为任务。

把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标,开始拆解为每一天要完成的任务。因为很多事情,工作周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。为了避免在远程办公时失去目标,需要把目标拆解到一个个任务上。

第三,准备好线上协作工具。

比如微信、钉钉等系列即时沟通工具。文档类,可以用类似于石墨、Office365这样的软件,可以支持多人在同一篇文档上同时做修改。传输类软件钉钉也可以做到类似网盘的性能。

以上是团队需要注意的,下面再看看阿里针对个人的建议:

在家办公,工作效率很容易变差,为什么?因为一开始你会觉得特别舒服,无拘无束,但一段时间后,你就觉得特别难受,甚至工作效率会大大下降。也是因为无拘无束。怎么才能提高在家工作的效率?

第一,准时起床,穿戴整齐。

一定要早起之后,穿戴整齐。不要觉得穿着睡衣很舒服,穿着睡衣吃早饭,吃完早饭趴在餐桌上就开始干活了,这个时候你会特别容易分神,因为你进入不了状态。你一定要当作正常上班一样,准时起床,换上正式的衣服,这是一种仪式感。这种仪式感会把你拉入到一个工作的状态,很大程度上提高你的协作效率。

第二,一定不能在休息区域办公。

反过来说,不要在办公的地方休息,在家里,要把做这两件事的场所分开。如果你家里有书房,把书房当成你的办公场所,早上从卧室起床,穿戴整齐,带着背包正式地走进书房,把门关上,就相当于你到办公室开始办公了,这个过程很重要,在这里把一切工作资料都准备好,注意,不要在这睡觉。

第三,清晰地区分好工作和休息时间。

在家办公,对公司而言,考验的是把目标拆解为任务的能力,对员工而言,非常考验区分工作和休息的能力。这是什么意思呢?就是你很容易工作着工作着,突然之间想要躺一会儿,就在沙发上躺一小会儿嘛。躺下来就想,那我打开电视看一会儿,休息一下……一看就是很长时间。无法保持专注,这是在家办公带来的巨大挑战,但这也是很锻炼一个人的。

怎么才能清晰地区分好工作和休息时间呢?

采用番茄钟工作法,就是工作以25分钟为一个单位,这25分钟里,手机调成静音,什么东西都不碰,告诉自己在这个时间里、在在番茄钟提醒你之前,别的什么都不能干,只能专心工作。25分钟之后休息5分钟,这5分钟可以去倒杯水、上个厕所,去翻翻其他书,这都可以,5分钟休息结束再进入下一个25分钟。

中午的时候,你当然可以在家里面做点东西吃,这是在家的好处,但也需要给自己设定好,12点到1点之间才可以做这件事情,这是你的休息时间。

吃完之后戴上口罩,出门走一走,稍微呼吸一下新鲜空气,舒展一下筋骨,这也挺重要的。

到了下午1点钟再回来上班,6点钟下班。下班之后,你就可以离开书房,或者你的电脑如果在餐桌上,就把电脑从餐桌上拿走,进入下班状态。你告诉自己,我下班了,这个时候才把身上正式的衣服换成家居服。

清晰地区分好工作和休息时间,这样远程工作,才会让你既有高效,又能劳逸平衡。如果公司里每个人都能做好这件事情,其实对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升。

当年的非典影响了很多公司,但只有阿里巴巴破釜沉舟,化不利为有利,破茧成蝶,今天的武汉新型冠状病毒也影响到了众多的企业,我们当然不能坐以待毙,找点现金流业务,你同行也在趴着,说不定一个月后就能扩大地盘,这一轮扛住了,后面反而会很好,实体经济有一个报复性反弹的过程!

俗话说,留的青山在,不怕没柴少!

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admin 发表于 2020-2-3 16:00:59
以前:面对面开会,格子间办公

以后:虚拟办公室,视频会议,移动办公,SOHO,文档共享,联机办公,自由职业
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